Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
Miss Communication (terjadinya kesalahan dalam salah satu proses komunikasi) akan menyebabkan tidak tercapainya tujuan atau misi yang hendak di capai. Seperti yang terjadi dalam hubungan Indonesia dengan Australia, dimana pihak Australia menganggap pernyataan Indonesia mengenai “Negara Bebas Teroris” di terjemahkan oleh Australia sebagai “Indonesia Gudang Teroris”. Hal ini menyebabkan dampak yang kurang baik dalam hubungan kedua negara tersebut.
Miss communication (salah komunikasi) adalah salah satu akibat dari proses komunikasi yang tidak bisa diterima baik oleh ke dua pihak, yang menyebabkan tujuan atau misi dari komunikasi tersebut tidak tercapai.
Miss communication biasa terjadi pada komunikasi antara kedua pihak. Miss communication terjadi biasanya dikarenakan salah satu pihak tidak mengerti dengan pesan yang disampaikan oleh pihak yang lain. Mungkin bahasanya, atau ejaan kalimatnya atau mungkin juga pengetahuan kedua pihak tersebut tidak sama. Atau bisa juga karena media yang digunakan.
Contohnya, jika ada warga Negara Inggris yang berbicara menggunakan bahasa Inggris kepada warga Negara Cina yang notabennya menggunakan bahasa Mandarin, tidak akan mencapai titik temu karena kedua pihak tersebut tidak saling mengerti bahasa yang digunakan masing-masing.
Kesimpulan :
Miss Communication bisa terjadi dimana saja, kapan saja dan bisa menimpa siapa saja. Hal ini biasa diakibatkan karena unsur kesengajaan oleh pihak tertentu dengan maksud mengambil keuntungan atau memang karena murni kesalahan dalam menafsirkan kalimat “karet’. Jika kita mengalamAi hal tersebut alangkah baiknya “perbedaan persepsi” tersebut harus diluruskan dengan cara mengembalikan dulu ke akar permasalahannya, sehingga kedua belah pihak mengetahui duduk persoalannya secara jelas. Jangan lupa kita harus mempersiapkan argumentasi yang kuat dan logis sehingga lawan bicara kita tidak bisa mengelak dan sadar akan kekeliruannya.
1.Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil !
2.Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel ?
3.Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui !
4.Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja !
jawab :
1. Jelas ,Tepat dan Sasaran sesuai.
•Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap
•Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak.
• Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.
• Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.
• Usahakanlah agar perhatian fihak yang menerima intruksi tetap ada.
• Perhatikanlah hubungan-hubungan.
• Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.
• Praktekanlah penangguhan reaksi.
2. >> Adanya Sanksi yang tegas dan hukuman
Karena dengan adanya sanksi dan hukumanaka orang akan takut dan jera bila melakukan tindakan penyimpangan data apalagi menyangkut data pribadi. >> Diadakannya Penyuluhan Agar orang dapat mengetahui mana data yang efisien dan fleksibel yang tidak seharusnya menimbulkan penyimpangan data. 3. * Tuliskan Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya. * Tentukan Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan. Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad. 4. a. Prinsip Tata kerja : melakukan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil yang berguna untuk mencapaitingkat efisien yang amaksimal. b. Prinsip Sistem Kerja : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaana. c. Prinsip Prosedur Kerja : melaksanakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan
1. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
2. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.
B. Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi Formal
1. Organisasi Formal
Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
2. Organisasi Informal
Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.
Kebutuhan – kebutuhan yang dimaksud adalah :
1. Kebutuhan social
2. Rasa memiliki dan pengenalan diri
3. Pengetahuan tentang perilaku yang diterima
4. Perhatian (simpati)
5. Bantuan dalam pencapaian tujuan
6. Kesempatan berpengaruh dan berkreasi
7. Pelestarian nilai – nilai budaya
8. Komunikasi dan informasi
Organisasi informal juga memiliki karakteristik khusus yaitu :
1. Standard perilaku
2. Tekanan untuk menyesuaikan diri
3. Kepemimpinan informal
4. System status
Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan – hambatan yang lebih berat. Karena itu dapat disimpulkan bahwa manfaat organisasi informal adalah :
1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu
Fungsi – fungsi yang dilaksanakan kelompok informal sbb:
1. Menetapkan, memperkuatkan dan meneruskan norma-norma dan nilai sosial budaya penting para anggota kelompok.
2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap tugas manajer.
3. Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan
4. Memberikan kepuasan dan status sosial kepada anggota yang tidak dapat diberikan organisasi formal.
1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui !
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal !
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi !
4. Jelaskan perbedaan dari tata kerja, sistem kerja dan prosedur kerja !
Jawab :
Gaya kepemimpinan adalah pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami kepemimpinan yang sukses dengan cara memusatkan diri pada apa yang dilakukan seorang pemimpin melalui gayanya. Gaya kepemimpinan merupakan suatu cara pemimpin untuk mempengaruhi bawahannya.
Ada 3 macam gaya kepemimpinan, yaitu :
1. Gaya kepemimpinan Otokratis
Sangat memaksakan kehendak kekuasaannya kepada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Semua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pemimpin
b. Teknik-teknik dan langkah-langkah kegiatan di dikte oleh atasan setiap waktu
c. Pemimpin biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota
d. Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecammannya terhadap kerja setiap anggota
2. Gaya Kepemimpinan Demokratis
Bersikap tengah antara memaksakakan kehendak dan memberi kelonggaran kepada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan dorongan dan bantuan dari pemimpin.
b. Kegiatan-kegiatan didiskusikan, langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan petunjuk-petunjuk teknis,pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatif prosedure yang dapat dipilih.
c. Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dalam pembagian tugas ditentukan oleh kelompok.
d. Pemimpin adalah obyektif atau ”fact Minded”.
3. Gaya kepemimpinan Laissez Faire
Sikap membebaskan bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Kadang-kadang memberi komentar spontan terhadap kegiatan anggota.
b. Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas
c. Bahan-bahan yang bermacam-macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang selalu siap bila dia akan memberikan informasi pada saat ditanya
d. Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pemimpin
4. Gaya kepemimpinan Situasional
Suatu sikap yang lebih melihat situasi, kapan harus bersikap memaksa, kapan harus moderat, dan pada situasi apa pemimpin harus memberikan keleluasaan pada bawahan. Gaya kepemimpinan ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah menyesuaikan diri dengan lingkungan
b. Dapat bersikap keras pada saat-saat tertentu
c. Mampu menggerakkan bawahan
d. Berwawasan luas, dan bersikap supel
2. Organisasi informal adalah organisasi yang akan timbul apabila anggota organisasi formal merasa kebutuhannya tidak terpenuhi oleh organisasi formal,karena itu dapat dikatakan bahwa organisasi informal dapat disebut sebagai suatu bayangan organisasi formal. Organisasi informal juga memiliki karakteristik khusus yaitu :
1. Standard perilaku
2. Tekanan untuk menyesuaikan diri
3. Kepemimpinan informal
4. System status
Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasi informal, organisasi formal akan menghadapi hambatan – hambatan yang lebih berat. Karena itu dapat disimpulkan bahwa manfaat organisasi informal adalah :
1. Sebagai pendukung tujuan organisasi
2. Sebagai alat komunikasi tambahan
3. Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu
3. Pembagian departemen atau unit struktur organisasi dapat dibagi menjadi 3 (tiga) macam :
. Departementalisasi Menurut Fungsi Pada pembagian ini orang yang memiliki fungsi yang terikat dikelompokkan menjadi satu. Umum terjadi pada organisasi kecil dengan sumber daya terbatas dengan produksi yang tidak banyak. Biasanya dibagi dalam bagian keuangan, pemasaran, umum, produksi, dan lain sebagainya.
Departementalisasi Menurut Produk atau Pasar Pada jenis departementalisasi ini orang-orang atau sumber daya yang ada dibagi ke dalam departementalisasi menurut fungsi, wilayah geografis, menurut jenis konsumen, dan lain sebagainya.
Departementalisasi Organisasi Matrix atau Matriks Bentuk organisasi matriks marupakan gabungan dari departementalisasi menurut fungsional dan departementalisasi menurut proyek. Seorang pegawai dapat memiliki dua posisi baik secara fungsi maupun proyek sehingga otomatis akan memiliki dua atasan atau komando ganda. Proyek biasanya diadakan secara tidak menentu dan sifatnya tidak tetap.
4. * Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bisa mencapai tingkat efisien yang maksimal.
* Sistem merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
* Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.
Menurut stoner Manajemen Kepemimpinan adalah sebagai proses mengarahkan dan mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan tugas. Ada tiga implikasi penting, pertama, kepemimpinan melibatkan orang lain ( bawahan atau pengikut ), kwalitas seorang pemimpin ditentukan oleh bawahan dalam menerima pengarahan dari pemimpin. Kedua, kepemimpinan merupakan pembagian yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok. Pemimpin mempunyai wewenang untuk mengarahkan beberapa dari kegiatan anggota kelompok dan sebaliknya anggota kelompok atau bawahan secara tidak langsung mengarahkan kegiatan pimpinan. Ketiga kepemimpinan disamping dapat mempengaruhi bawahan juga mempunyai pengaruh. Dengan kata lain seorang pimpinan tidak dapat mengatakan kepada bawahan apa yang harus dikerjakan tapi juga mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintah pemimpin.
Pendekatan Studi Kepemimpinan Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervareasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.
Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan cirri tertentu. Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi. Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.
Perilaku Pemimpin 1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar. 2. Gaya-gaya Kepemimpinan Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi 1) Gaya dengan orientasi tugas dan 1) Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.
Teori X Dan Teori Y Dari McGregor Douglas McGrogor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep ini terkenal karena menggunakan asumsi-asumsi sifat dasar manusia. Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter dan sebaiknya seorang pemimpin yang menyukai teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratik.
2.Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja ?
3.Apa sebeb timbulnya organisasi informal ?
4.Apa yang dimaksud dengan ‘Jendela Johari’ ?
Jawab :
1.RUANG LINGKUP O&M
Seperti telah dijelaskan pada Bab-1 bahwa fungsi O&M adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.
Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:
Anailisis organisasi
Komunikasi dalam organisasi
Tata kerja, prosedur dan sistem kerja
Pentingnya filling
Penyimpanan data dan dokumen
Formulir
Pendayagunaan mesin kantor dan peralatan
Penyusunan tata ruang dan perencanaannya
Penulisan laporan
Penyusunan buku pedoman kerja
Penyusunan anggaran belanja
Analisis kepegawaian
2. Pertanyaannya, bagaimana supaya motivasi kerja kita tetap tinggi dan
kreativitas kita tetap hidup, pada saat gaji di rasa kurang memadai, jarak
ke kantor jauh dan macet, fasilitas kurang memadai, dsb. Di sinilah kita
perlu mencari kebahagiaan yang dapat ditemukan, melalui keikhlasan diri
dalam berkarya dan berkreasi. Dengan cara itu, setiap pekerjaan dan kreasi
akan menjadi sebuah oase yang memberikan kesegaran, dan pertumbuhan bagi
setiap orang dalam karya dan usahanya. Jadi, jika kita memusatkan pikiran
pada "bagaimana mengembangkan diri dari dalam", maka kita akan terpacu dan
termotivasi untuk menghadapi tantangan yang jauh lebih besar dan bernilai
pada diri kita, karena hasil (uang) bukan lagi menjadi sebuah tujuan, namun
suatu proses penciptaan, penguasaan, penaklukkan dari setiap tantangan,
itulah yang jauh lebih bermakna dan memberikan kepuasan dalam bekerja.
3. Beberapa penyebab munculnya organisasi informal:-pada dassarnya individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang lingkungannya
-jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut dapat di penuhi maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya.itulah organisasi informal.
-unculnya biasa di karnakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.
4. Tiap orang mempunyai 4 sisi dalam kehidupan pribadinya: sisi terbuka (diketahui diri sendiri dan orang lain), sisi buta (diketahui orang lain tapi tidak diketahui diri sendiri), perlu feedback, sisi tertutup (diketahui diri sendiri tapi tidak diketahui orang lain), sisi gelap (tidak diketahui diri sendiri dan orang lain). Karakter manusia juga ada 4: sanguin, melankolis, flekmatis, dan kolerik. Yang penting bagaimana cara mengembangkan pribadi2 semacam itu menjadi lebih baik dan sempurna. 4 kuadran itu disebut jendela. Dan penemunya adalah Joe Harry.
